Řídíte procesy ve firmě? Určitě ano.
A proč vlastně? Tady už je možných více odpovědí: Abyste si byli jisti, že všechno bude fungovat, když pojedete na dovolenou nebo jen onemocníte (že si to nemůžete dovolit? Pak to s řízením procesů moc valné nebude). A uvažujete-li o prodeji firmy, bez procesů je jen skořápkou, ve které něco štěrchá - jsou v ní lidi, nějaký materiál, stroje... ale nikdo pořádně neví, jak to funguje, co kdo dělá, jaké jsou návaznosti. A za to byste chtěli peníze?
Základní otázkou ovšem je, co PROCES je pro Vás. Pro řadu manažerů je to hlavně popis postupu, logické řazení kroků od začátku (přijetí objednávky) do konce (dodání produktu). To taky je – v „perspektivě mravence“ tedy na úrovni, kde dochází k praktické realizaci činností. Mimochodem, někdy mohou být popisy dokonce kontraproduktivní: Popisovat konstruktérovi, obchodníkovi nebo dokonce marketérovi či vědci, jak mají svou práci dělat? Kdo si na to vůbec troufne, kdo si osobuje rozhodovat, jak mají postupovat vysoce kreativní pracovníci? Ovšem orlí perspektiva, strategický pohled, tam je to jiné, zde jsou důležité oblasti:
- Kdo za celý proces odpovídá, kdo je vlastník procesu.
- Jaké jsou k dispozici zdroje (kapacita, způsobilost).
- Co je vstupem do procesu (zadání = specifikace a případně materiály) a
- jaké jsou POŽADOVANÉ VÝSTUPY.
- A hlavně, jaké má proces určené ukazatele, KPI (Key Performance Indicators). Díky nim vidíme, jestli proces funguje jak má, protože jsou navázané na klíčové výstupy. Na prvním místě pro zákazníka procesu. Obvykle se KPI rekrutují z parametrů klasické trojice čas-kvalita-peníze (cena a/nebo náklady) – co je platné, že jsou všechny procesní kroky vykonány, když zákazník dostane produkt pozdě, vadný nebo po něm chceme vyšší cenu?
S postupy to proto nepřehánějte. Ale popis procesu z orlí perspektivy si udělejte, např. v podobě myšlenkové mapy nebo TURTLE.